Việc kết hợp quản lý hợp đồng và công nợ trên cùng một nền tảng giúp bạn theo dõi sát sao tiến độ thanh toán dựa trên các điều khoản cam kết, từ đó tối ưu hóa dòng tiền, các tính năng cốt lõi cần có:
1. Quản lý Vòng đời Hợp đồng (CLM)
Đây là phần cốt lõi để xác định số tiền và thời điểm thu/chi.
Số hóa và Lưu trữ: Lưu trữ toàn bộ bản scan hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu tập trung trên một hệ thống (thay vì để file rời rạc).
Quản lý điều khoản thanh toán: Cho phép thiết lập các đợt thanh toán (Milestones). Ví dụ: Đợt 1 (30% sau khi ký), Đợt 2 (40% sau khi giao hàng), Đợt 3 (30% sau khi nghiệm thu).
Cảnh báo gia hạn/hết hạn: Tự động thông báo khi hợp đồng sắp hết hiệu lực để kịp thời ký phụ lục hoặc thanh lý.
2. Quản lý Công nợ chi tiết (Accounts Receivable/Payable)
Tính năng này giúp bạn biết chính xác "ai nợ bao nhiêu" dựa trên hợp đồng đã ký.
Theo dõi nợ theo từng hợp đồng: Không chỉ xem tổng nợ của khách hàng, mà phải bóc tách được nợ đó thuộc hợp đồng/dự án cụ thể nào.
Tự động đối soát (Reconciliation): Khi có dòng tiền đổ về ngân hàng, phần mềm hỗ trợ gạch nợ tương ứng cho hợp đồng đó.
Tuổi nợ (Aging Report): Phân loại các khoản nợ theo thời gian (0-30 ngày, 31-60 ngày, quá hạn...) để ưu tiên thu hồi.
3. Hệ thống Cảnh báo và Nhắc nợ tự động
Đây là tính năng quan trọng nhất để tránh sót việc.
Thông báo đến hạn: Tự động gửi email/tin nhắn cho nhân viên kinh doanh hoặc kế toán trước 3-5 ngày khi đến kỳ thanh toán của hợp đồng.
Nhắc nợ khách hàng: Tự động gửi thông báo nợ (thư nhắc nợ) qua Email/Zalo cho khách hàng khi quá hạn, đính kèm bảng đối soát chi tiết.
4. Báo cáo và Phân tích dòng tiền
Giúp bạn có cái nhìn tổng thể để điều hành.
Dự báo dòng tiền (Cashflow Forecast): Dựa trên các điều khoản thanh toán trong hợp đồng để dự báo số tiền sẽ thu về trong 1-3 tháng tới.
Báo cáo hiệu quả hợp đồng: So sánh doanh thu dự kiến trên hợp đồng và số tiền thực thu sau khi trừ đi các chi phí/chiết khấu.
5. Khả năng Kết nối và Bảo mật
Phân quyền chặt chẽ: Chỉ những người có thẩm quyền mới được xem giá trị hợp đồng hoặc chỉnh sửa số liệu công nợ.
Bạn đang quan tâm đến tính năng nào nhất, liên hệ với chúng tôi để trao đổi thêm nhé.
Hotline: 0377-35-1688
