PHẦN MỀM QUẢN LÝ MUA HÀNG BAO GỒM NHỮNG GÌ ?
* QUẢN LÝ THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP:
* QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA HÀNG:
* QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG MUA HÀNG:
* QUẢN LÝ HÀNG NHẬP KHO:
* DIỄN GIẢI QUY TRÌNH:
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng
Các căn cứ: Sản lượng xuất của kỳ trước; Kế hoạch sản xuất trong kỳ, kế hoạch tiêu thụ trong kỳ; Tồn kho thực tế, tồn kho định mức “tồn tối thiểu,tồn tối đa”:
Thực hiện: Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ thống.
Hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau
- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ + kế hoạch sử dụng
- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng bán hàng và kế hoạch bán hàng.
Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng (P/O)
Căn cứ vào kế hoạch mua hàng hoặc phát sinh nhu cầu đột xuất, phòng mua hàng sẽ thực hiện lập đơn hàng mua hàng (P/O- Puchasing Order) trên hệ thống
Bước 3: Phê duyệt đơn hàng
Căn cứ vào lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất, kế hoặc sản xuất …, thẩm quyền quy định, nhân viên có thẩm quyền duyệt số lượng của đơn hàng mua hàng
Bước 4: Nhập kho theo đơn hàng
Sau khi đơn hàng đã được phê duyệt và đặt hàng tại nhà cung cấp, hàng về sẽ tiến hàng thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt và chuyển qua các quy trình: Thanh toán và quy trình cấp phát vật tư, quy trình bán hàng,…
Bước 5: Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho
Sau khi có chứng từ hóa đơn đầu vào kế toán phê duyệt phiếu nhập kho và hạch toán giá mua, công nợ, kê thuế và chuyển qua quy trình thanh toán.
Bước 6: Thanh toán
Sau khi có các biên bản nhập hàng, căn cứ và hợp đồng mua hàng, căn cứ vào đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ phải trả…, kế toán thực hiện lập hồ sơ thanh toán và thanh toán cho nhà cung cấp
* HỆ THỐNG BÁO CÁO:
Nhóm báo cáo liên quan chứng từ gốc.
- Phiếu yêu cầu nhập mua.
- Đơn hàng mua hàng
- Phiếu nhập mua
- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
- Báo cáo đơn hàng.
Báo cáo quản trị
- Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng/hợp đồng/ nhập xuất
- Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu
- Báo cáo hàng nhập nhóm theo đa chỉ tiêu
- ...
Nhóm báo cáo hàng nhập mua.
- Bảng kê phiếu nhập mua của một vật tư
- Bảng kê phiếu nhập mua của một nhà cung cấp
- Bảng kê phiếu nhập mua theo các chi tiêu
- Bảng tổng hợp hàng nhập mua theo khách hàng, theo vật tư
- Bảng tổng hợp hàng nhập mua
- ...
Nhóm báo cáo trả lại hàng nhà cung cấp.
- Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
- Bảng tổng hợp xuất hàng trả lại nhà cung cấp
- ...