Phần mềm quản lý mua hàng tự động hóa quy trình nghiệp vụ mua hàng như: Từ lập kế hoạch mua hàng (kế hoạch dữ trữ, kế hoạch năm, kế hoạch quý …), đến quản lý đơn hàng mua hàng, theo dõi việc giao hàng của nhà cung cấp, phân hệ này cũng theo dõi việc nhập khẩu hàng hoá và tính toán các chi phí liên quan đến hoạt động mua hàng.

Phần mềm quản lý mua hàng

PHẦN MỀM QUẢN LÝ MUA HÀNG BAO GỒM NHỮNG GÌ ?

* QUẢN LÝ THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP:

• Quản lý thông tin và phân nhóm nhà cung cấp phục vụ cho công tác phân tích số liệu.
• Quản lý tình hình thực hiện giao hàng, đơn giá của các nhà cung cấp.

* QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA HÀNG:

• Quản lý kế hoạch mua hàng dựa trên tính toán tự động vòng luân chuyển vật tư – hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính tối ưu tồn kho cho vật tư hàng hóa.
• Quản lý kế hoạch giao hàng phục vụ cho công tác chủ động lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu nhất cũng như có kế hoạch tài chính luôn tốt nhất, chủ động trong công tác sản xuất của đơn vị 
• Quản lý đơn hàng mua trong nước và nhập khẩu.
• Hỗ trợ lập đơn hàng từ nhiều nguồn số liệu: Lấy từ phiếu nhu cầu, lấy từ hợp đồng.

* QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG MUA HÀNG:

• Lập đơn hàng khung hoặc hợp đồng đặt mua hàng; Đơn mua hàng phụ.
• Gọi ra giá mua và chiết khấu theo báo giá hoặc bảng giá của nhà cung cấp.
• Linh động trong khi duyệt đơn hàng.
• Quản lý các khoản chi phí mua hàng nhập khẩu phát sinh, hỗ trợ cho việc phân bổ chi phí vào giá mua hàng theo nhiều tiêu thức phân bổ được định nghĩa trước. 
• Hỗ trợ lập phiếu nhập hàng từ nhiều nguồn số liệu khác nhau.

* QUẢN LÝ HÀNG NHẬP KHO:

• Xác định các loại hàng đạt chất lượng nhập kho và các loại hàng chờ kiểm định lại.
• Hỗ trợ kiểm định theo nhiều kết quả kiểm định khác nhau: Hàng đạt, hàng trả lại nhà cung cấp, hàng mẫu, hàng bị loại, hàng nhập không qua kiểm định.
• Xuất trả hàng lại cho nhà cung cấp, phục vụ cho việc bù trừ công nợ khi thanh toán. Ngoài ra, còn hỗ trợ thêm việc cập nhập lại trạng thái đơn hàng này.

* DIỄN GIẢI QUY TRÌNH:

Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng

Các căn cứ: Sản lượng xuất của kỳ trước; Kế hoạch sản xuất trong kỳ, kế hoạch tiêu thụ trong kỳ; Tồn kho thực tế, tồn kho định mức “tồn tối thiểu,tồn tối đa”:

Thực hiện: Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ thống.

Hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau

- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ +  kế hoạch sử dụng

- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng bán hàng và kế hoạch bán hàng.

Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng (P/O)

Căn cứ vào kế hoạch mua hàng hoặc phát sinh nhu cầu đột xuất, phòng mua hàng sẽ thực hiện lập đơn hàng mua hàng (P/O- Puchasing Order) trên hệ thống

Bước 3: Phê duyệt đơn hàng

Căn cứ vào lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất, kế hoặc sản xuất …, thẩm quyền quy định, nhân viên có thẩm quyền duyệt số lượng của đơn hàng mua hàng

Bước 4: Nhập kho theo đơn hàng

Sau khi đơn hàng đã được phê duyệt và đặt hàng tại nhà cung cấp, hàng về sẽ tiến hàng thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt và chuyển qua các quy trình: Thanh toán và quy trình cấp phát vật tư, quy trình bán hàng,…

Bước 5: Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho

Sau khi có chứng từ hóa đơn đầu vào kế toán phê duyệt phiếu nhập kho và hạch toán giá mua, công nợ, kê thuế và chuyển qua quy trình thanh toán.

Bước 6: Thanh toán

Sau khi có các biên bản nhập hàng, căn cứ và hợp đồng mua hàng, căn cứ vào đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ phải trả…, kế toán thực hiện lập hồ sơ thanh toán và thanh toán cho nhà cung cấp

* HỆ THỐNG BÁO CÁO:

Nhóm báo cáo liên quan chứng từ gốc.

- Phiếu yêu cầu nhập mua.

- Đơn hàng mua hàng

- Phiếu nhập mua

- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

- Báo cáo đơn hàng.

Báo cáo quản trị

- Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng/hợp đồng/ nhập xuất

- Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

- Báo cáo hàng nhập nhóm theo đa chỉ tiêu

- ...

Nhóm báo cáo hàng nhập mua.

- Bảng kê phiếu nhập mua của một vật tư

- Bảng kê phiếu nhập mua của một nhà cung cấp

- Bảng kê phiếu nhập mua theo các chi tiêu

- Bảng tổng hợp hàng nhập mua theo khách hàng, theo vật tư

- Bảng tổng hợp hàng nhập mua

- ...

Nhóm báo cáo trả lại hàng nhà cung cấp.

- Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

- Bảng tổng hợp xuất hàng trả lại nhà cung cấp

 - ...